Documentación científica de especímenes biológicos

Service description

El servicio se encarga de garantizar el acceso a los más de 70.000 ejemplares de la colección y de la información físicamente asociada a ellos, sin comprometer su preservación para generaciones futuras, a través de un servicio de atención a usuarios que resuelva las diferentes solicitudes a todos los niveles. Para desarrollar este trabajo de forma adecuada se mantiene un sistema de documentación que recopila toda la información asociada a los ejemplares, sean históricos como de nuevo ingreso, con objeto es conocer qué tenemos, dónde están y cómo se utilizan. La colección crea y mantiene un sistema mixto de soporte de archivos: en papel y digital. El servicio se encarga del mantenimiento de copias de seguridad periódicas de los archivos digitales que incluyen: bases de datos (con módulos de gestión de inventario y de uso), procesadores de texto (resultado de la gestión administrativa derivada del uso), hojas de cálculo (para control estadístico), pdfs de documentos oficiales escaneados y bibliografía referente a los registros de la base de datos, correos electrónicos, que se consideran también documentación oficial, y numerosas fotografías de calidades y orígenes diferentes. El sistema de copias de seguridad externo del sistema digital es automático (bases de datos, documentos de gestión, y archivo fotográfico). Esta prestación se realiza de oficio y de forma continua con objeto de garantizar el conocimiento de los fondos, la ubicación en todo momento de los más de 70.000 ejemplares conservados en la colección, su rápida localización y su adecuado uso, dentro de la legalidad vigente, y con objeto de garantizar la adecuada trazabilidad del trabajo realizado. El personal del servicio actualiza sus conocimientos en esta materia manteniéndose en contacto con otros centros europeos homólogos asociados al Consorcio de instalaciones taxonómicas europeas (CETAF), siguiendo las recomendaciones del Consejo Internacional de Museos (ICOM) y de la Sociedad para la preservación de las colecciones de historia natural (SPNHC), y aplicando los sucesivos resultados del proyecto SYNTHESYS. IMPORTANTE: Se exceptúan de esta prestación todas las solicitudes cuyo resultado derive en la mejora de la calidad científica de la colección, o aquellas que por su naturaleza no puedan entrar en competencia con el sector privado.