Préstamo de especímenes biológicos

La colección realiza préstamos de anfibios y reptiles para reforzar el importante papel de los museos en el acceso de los ciudadanos a la cultura científica, como integrante del Sistema español de Museos (RD 620/1987), de la "Red Nacional de Museos y Centros de Ciencia, Tecnología e Innovación" (2008, FECYT), de la "Red de Museos de España" (RD 1305/2009), y como miembro del "Consejo Internacional de Museos" (ICOM). Los anfibios y reptiles son prestados para su uso en exposiciones y otros programas públicos. El personal de la colección asume, en todo caso, la gestión técnica y administrativa interna referente a las piezas, la preselección de las más adecuadas al discurso expositivo planteado, y la preparación de las finalmente seleccionadas junto a la información científica necesaria para elaborar las cartelas. Esta labor requiere un profundo conocimiento de la Colección de herpetología, de sus usos científicos y culturales y de su historia. Al término del evento, se asume la gestión administrativa interna de devolución de las piezas de la colección, la comprobación de su estado tras la devolución del material a la colección o al museo, y el retorno de las mismas a su ubicación en el almacén o en las propias exposiciones.
1. Préstamos para exposiciones y programas públicos en el MNCN
La solicitud se inicia previa petición a través de la persona del MNCN encargada de la coordinación de la exposición, que facilitará la información pertinente con tiempo suficiente para garantizar la disponibilidad del material en las condiciones adecuadas de exposición. Se organiza el movimiento de las piezas en condiciones seguras entre los almacenes de las colecciones y las salas de exposiciones. Se encarga de contactar con el Servicio de fotografía para la obtención de imágenes de alta calidad de los ejemplares a exponer.
2. Préstamos para exposiciones temporales externas al MNCN
La solicitud se realiza a la dirección del MNCN, entre tres meses y un año antes de la celebración del evento, para garantizar la disponibilidad del material y el cumplimiento de todos los trámites legales requeridos. El préstamo se realiza a entidades que puedan garantizar la preservación y seguridad de las piezas durante todo el tiempo que dure la exposición (Ley 16/1985). Desde el centro se exige información pormenorizada del lugar de exhibición y de las condiciones ambientales y de seguridad del recinto. Se requiere autorización de salida por orden ministerial, que debe ser tramitada a través del Servicio de Patrimonio del CSIC. Deben cumplirse las condiciones incluidas en el Expediente de Préstamo para Exposiciones Temporales o Depósitos (del CSIC).
El personal del servicio se responsabiliza de redactar las condiciones específicas del Museo respecto a las colecciones zoológicas, establecer el valor de seguro de cada pieza, y proporcionar imágenes de cada una para su inclusión en el expediente CSIC. Puede requerir la participación de otros servicios internos del museo. Se encarga asimismo de la organización junto al coordinador del movimiento de las piezas a través de transporte especializado. Control de embalaje-desembalaje, y montaje-desmontaje de las piezas de la colección, para lo que se suele requerir viajar como correo a la localidad de la exposición. En función de las necesidades se puede delegar la función de correo en personal técnico de otras colecciones, o asumir las tareas para actuar como correo delegado de otras colecciones.
Las exposiciones fuera del territorio nacional requieren además un permiso expreso y previo de exportación temporal, de Ministerio de Cultura, que es tramitado por el servicio si el movimiento implica solo especímenes de esta colección, o se ha asumido el papel de coordinación del Museo. La solicitud debe realizarse al menos un año antes de la celebración de la exposición, para garantizar el cumplimiento de todos los trámites legales requeridos.